1.6. ระบบสารสนเทศ
               จากความสำคัญของสารสนเทศ และการหาหนทางที่จะใช้เทคโนโลยีในการจัดการสารสนเทศ ใน พ.ศ. 2538 รัฐบาลไทยได้ประกาศอย่างเป็นทางการให้เป็นปีแห่ง
เทคโนโลยีสารสนเทศไทย รัฐบาลได้เห็นความสำคัญของระบบข้อมูลที่มีเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเปน็ตัวนำ และจะมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาและผลักดันให้เกิดการใช้ทรัพยากรของประเทศอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในด้านทรัพยากรมนุษย์ วัสดุอุปกรณ์และเวลา รัฐบาลได้ลงทุนให้กับโครงการพื้นฐานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก เช่น การขยายระบบโทรศัพท์ การขยายเครือข่ายสื่อสาร การสร้างระบบฐานข้อมูลทะเบียน
ราษฎร์ การสร้างระบบการจัดเก็บภาษีและระบบศุลกากรด้วยคอมพิวเตอร์
     1. 6.1 ระบบสารสนเทศระดับบุคคล
                ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่ที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ( word processor ) ซอฟต์แวร์นำเสนอ ( presentation ) ซอฟต์แวร์กราฟิก ( graphic ) ซอฟต์แวร์การทำสิ่งพิมพ์ ( desktop publishing ) ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ( spread sheet ) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล ( database management ) และซอฟต์แวร์บริหารโครงงาน ( project management ) เป็นต้นและชุดโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เป็นโปรแกรมที่ได้รวบรวมซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์นำเสนอ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล รวมเป็นชุดเข้าไว้ด้วยกัน
                 ข้อมูลที่ช่วยให้การทำงานของบุคคลดีขึ้นนั้น ต้องขึ้นอยู่กับหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละคนต่างกันไป ตัวอย่างเช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดีซึ่ง
ซึ่งจะทำให้การติดต่อซื้อขายได้ผลเลิศ บริษัทควรมีการเตรียมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ให้พนักงานขายได้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะสนับสนุนการขาย พร้อมกับระบบที่จะช่วยพนักงานแต่ละคนในการเรียกค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขเพื่อวางแผน จัดการ และควบคุมการทำงานของตัวเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย เป็นต้น

รูปที่1.9 นางสาวนิตยาทำงานในฝ่ายการเงิน โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ตารางทำงานช่วยงาน เป็นระบบสารสนเทศระดับบุคคล

       1.  6.2 ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม  
                      ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
                      ตัวอย่างของการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนงานของแผนก คำว่าการทำงานเป็นกลุ่ม ( workgroup ) ในที่นี้หมายถึง กลุ่มบุคคลจำนวน 2 คนขึ้นไปที่
ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน โดยทั่วไปบุคลากรในกลุ่มเดียวกันจะรู้จักกันและทำงานร่วมกัน เป้าหมายหลักของการทำงานเป็นกลุ่มคือ การเตรียมสภาวะ
แวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน โดยทำให้เป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล
                       แนวทางหลักก็คือการทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน การนำเอาคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมต่อกันด้วย
เครือข่ายท้องถิ่นหรือเครือข่ายแลน ( Local Area Network : LAN ) ทำให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของคอมพิวเตอร์ร่วมกัน เช่น เครื่องพิมพ์ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในแผนจะ
บรรจุไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่า เครื่องบริการแฟ้ม ( file server ) ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้โดยผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง ผู้ใช้คนอื่นที่อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วนั้นเช่นกัน

รูปที่ 1.10 ฝ่ายการเงินที่อยู่บนชั้นหนึ่งของอาคารสำนักงานที่มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายที่ใช้ข้อมูลจากเครื่องแม่ข่ายตัวเดียวกัน เป็นระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม

                          การประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์ในลักษณะของการทำงานเป็นกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบบริการลูกค้า หรือการเสนอขายสินค้าผ่านทางสื่อโทรศัพท์ พนักงานในทีมงานอาจจะมีอยู่หลายคนและใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลกลางของลูกค้าร่วมกัน กล่าวคือมีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่พนักงานทุกคนจะเข้าถึงได้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม พนักงานในกลุ่มจะต้องได้รับรู้ด้วย เช่น ลูกค้าโทรศัพท์มาถามคำถามหรือขอคำปรึกษาเกี่ยวกับสินค้า พนักงานอาจจะช่วยเตือนความจำเมื่อถึงเวลาต้องโทรศัพท์กลับไปหาลูกค้า แม้พนักงานที่รับโทรศัพท์ครั้งที่แล้วจะไม่อยู่ แต่พนักงานที่ทำงานอยู่สามารถเรียกข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ แล้วโทรกลับไปตามนัดหมาย ทำให้ธุกิจดำเนินต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก เป็นต้น อันจะเป็นการเพิ่มคุณภาพการบริการ หรือเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยทางด้านการขาย
                          ระบบสารสนเทศของกลุ่มหรือแผนกยังมีแนวทางอื่นๆ ในการสนับสนุนการบริหารงานและการปฏิบัติงาน เช่น การสื่อสารด้วยระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การประชุมผ่านเครือข่าย ซึ่งอาจจะประชุมปรึกษาหารือกันได้โดยอยู่ต่างสถานที่กัน การจัดทำระบบแผงข่าว ( Bulletin Board System : BBS ) ของแผนก การประชุมไกล การทำตารางทำงานของกลุ่มระบบสนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่ม ระบบจัดการฐานข้อมูล ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดการเก็บข้อความ ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม ระบบการใช้แฟ้มข้อความร่วมกันของกลุ่ม และระบบประมวลผลภาพเอกสาร เป็นต้น
          1.6.3 ระบบสารสนเทศระดับองค์กร
               ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง ระบบสารสนเทศดังกล่าวนี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและลนับสนุนการตัดสินใจ เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลจากแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาประกอบการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงในรูปแบบสรุป หรือในแบบฟอร์มที่ต้องการ บ่อยครั้งที่การบริหารงานในระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ

รูปที่1.11 บริษัทหนึ่งมีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เป็นระบบเครือข่าย โดยเชื่อมคอมพิวเตอร์ทุกตัวในอาคารสำนักงาน
ทั้ง 2 อาคารเข้าด้วยกัน คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องของทุกฝ่ายรวมทั้งผู้บริหาร
ใช้ข้อมูลกลางจากเครื่องแม่ข่ายเป็นสารสนเทศระดับองค์กร

                ระบบการประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กับธุรกิจการค้า ตัวอย่างระบบสารสนเทศระดับองค์กรในธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้า โดยมีฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กรหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายการขาย ฝ่ายสินค้าคงคลัง ฝ่ายพัสดุ และฝ่ายการเงิน แต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการปฏิบัติการ และยังมีระบบการสื่อสารหรือเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างฝ่ายได้ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลไปตามสายการเชื่อมโยง เนื่องจากจุดประสงค์ของการทำธุรกิจก็เพื่อสร้างผลกำไรให้กับบริษัท ถ้ามีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างฝ่ายอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมทำให้เกิดการขายสินค้า และการตามเก็บเงินได้อย่างรวดเร็ว เช่น ทันทีที่ฝ่ายการขายตกลงขายสินค้ากับลูกค้า จะมีการป้อนข้อมูลการขายสินค้าลงในระบบคอมพิวเตอร์ ฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องจะได้รับข้อมูลการขายนี้ และสามารถปฏิบัติหน้าที่ของตัวเองได้อย่างต่อเนื่องทันที เช่น ฝ่ายสินค้าคงคลังจัดตรวจสอบและเตรียมใบเบิกสินค้าเพื่อส่งให้ฝ่ายพัสดุได้ทันที ฝ่ายการเงินตรวจสอบความถูกต้องของการขายสินค้าแล้วดำเนินการทำใบส่งสินค้า และดูแลเรื่องระบบลูกหนี้โดยอัตโนมัติ และสุดท้ายฝ่ายพัสดุดำเนินการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้า แล้วก็จะดำเนินการติดตามการค้างชำระจากลูกหนี้ต่อไป
                หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศในระดับองค์กร คือ ระบบเครือช่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ด้วย ในเชิงเทคนิคระบบสารสนเทศระดับองค์กรอาจจะมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดูแลแฟ้มข้อมูล มีการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์หลายระบบเข้าด้วยกันเป็นเครือข่าย หรืออาจจะมีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในระดับกลุ่มอยู่แล้ว การเชื่อมโยงเครือข่ายย่อยเหล่านั้นเข้าด้วยกัน ทำให้กลายเป็นเครือข่ายของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ในกรณีที่มีจำนวนผู้ใช้ในองค์กรมาก เครื่องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่งของระบบข้อมูลก็คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นโปรแกรมสำคัญในการดูแลระบบฐานข้อมูล